POSTINGAN 3

            BAB III & IV

A.      Kebijakan dan Perencanaan Sistem

•       Definisi Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak (Top) karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah).

•       Definisi Perencanaan Sistem

Suatu proses untuk menyusun perencanaan untuk implementasi sistem dan teknologi informasi pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

• Proses Perencanaan Sistem

Proses Perencanaan Sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu:

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem , meliputi:

A.      Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.

B.       Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.

Contoh :

Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

-          Pengendalian penjualan dan pemasaran

-          Pengendalian distribusi

-          Pengendalian produksi

-          Pengendalian keuangan

-          Pengendalian persediaan

C.      Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing – masing proyek sistem.

Contoh :

Sistem informasi penjualan memiliki sasaran :

-          Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik

-          Meningkatkan volume penjualan

-          Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

D.     Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

-          Masalah dana

-          Masalah waktu

-          Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

E.      Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan.

F.       Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

-          Latar belakang organisasi

-          Proyek sistem informasi yang direncanakan

-          Sasaran pengembangan sistem informasi

-          Kendala didalam pengembangan sistem informasi

-          Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

G.     Meminta persetujuan manajemen

2.      Mempersiapkan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi :

a.      Menunjuk team analisis

b.      Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.      Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi:

a.      Melakukan studi kelayakan

Studi  kelayakan : suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak

b.      Menilai kelayakan proyek sistem

a.      Kelayakan teknik :

-          Ketersediaan teknologi yang digunakan

-          Ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan tenologi yang digunakan

b.      Kelayakan operasi :

-          Kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

-          Kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

c.       Kelayakan jadwal :

Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

d.      Kelayakan ekonomi :

-          Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

-          Manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.

e.      Kelayakan hukum :

Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hokum yang berlaku.

c.       Membuat usulan proyek sistem

d.      Meminta persetujuan manajemen

•   Studi Kelayakan

1.      Definisi Studi Kelayakan

Studi  kelayakan : suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak

2.      Faktor – faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan

·         Kelayakan teknik :

-          Ketersediaan teknologi yang digunakan

-          Ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan tenologi yang digunakan

·         Kelayakan operasi :

-          Kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

-          Kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

·         Kelayakan jadwal :

Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

·         Kelayakan ekonomi :

-          Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

-          Manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.

·         Kelayakan hukum :

Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hokum yang berlaku.

•     Proyek Sistem

Pengembangan sebuah sistem informasi dalam satu organisasi.

Contoh : apabila melakukan pengembangan sistem di perguruan tinggi maka proyek sistem yang dibuat :

-          Sistem informasi penerimaan mahasiswa baru

-          Sistem informasi akademik

-          Sistem informasi keuangan mahasiswa

B.      Analisis Sistem

• Definisi Analisis Sistem

Mengevaluasi permasalahan – permaslahan ,hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikan.

• Langkah – langkah di dalam analisa sistem

1.      Identify : mengidentifikasi masalah

2.      Understand : memahami kerja dari sistem yang ada

3.      Analyze : menganalisis sistem

4.      Report : membuat laporan hasil analisis

Penjelasan :

1.      Mengidentifikasi masalah

Ada 3 langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu :

1.      Mengidentifikasi penyebab masalah

Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Misal terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang complain terhadap divisi penjualan tersebut.

2.      Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut.

Contoh : penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.

3.      Mengidentifikasi personil – personil kunci

Setelah titik – titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil – personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

2.      Memahami kerja dari sistem yang ada

Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

1.      Menentukan jenis penelitian

2.      Merencanakan jadwal penelitian

3.      Membuat penugasan penelitian

4.      Membuat agenda wawancara

5.      Mengumpulkan hasil penelitian

3.      Menganalisis hasil penelitian’

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis :

ü  Kelemahan dari sistem lama tersebut

ü  Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

4.      Membuat laporan hasil analisis

Isinya adalah :

1.      Alasan melakukan analisis sistem

2.      Menguraikan permasalahan – permasalahan yang terjadi pada sistem lama

3.      Mengidentifikasi penyebab masalah

4.      Mengidentifikasi titik keputusan

5.      Menguraikan penelitian yang dilakukan

6.      Menguraikan hasil analisis

7.      Kesimpulan analisis

•  Menganalisis hasil penelitian pada sebuah objek penelitian

Objek penelitian : Girls Day Online Shop

1.      Kelemahan dari sistem penjualan tersebut

Penjualan hanya dilakukan pada aplikasi BBM (Blackberry Messenger) yang memiliki ruang lingkup yang kurang luas.

2.      Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

Melakukan penjualan di dalam ruang lingkup yang luas (yang dapat dilihat oleh publik/umum) dengan media tambahan seperti instagram, twitter, facebook, atau yang lebih luas lagi blog atau website.